仕事で報告や相談をする際やプライベートで時間がないときに何かを伝えるとき、話が長くて内容がわからないと言われたことありませんか？
前置きをだらだら話してしまい「それで？」と聞かれることや「要件は？」と話をさえぎられるのも悔しいですよね。話す前に「手短に」と釘を刺されるのもつらいです。
どうしたらいいのでしょう。
答えは結論から言うことです。
報告がなぜだらだらと長くなってしまうのか、なぜ結論から話すとわかりやすいのか、また話すときに意識することをひとつずつ見ていきましょう。
目次
話がだらだらと長くなってしまう理由
私の場合を例に挙げると、
- 伝えたいことが頭の中でまとまっていないこと
- 話している途中で慌てて混乱してしまうこと
- 話すべきことが頭から抜け落ちてしまうこと
が理由になっていると感じます。
すべてが同時に起こるわけではないのですが、ひとつでも当てはまると話が長くなってしまったり、話し終わった後も内容が伝わっていなかったりします。
だらだら話すことは、最初こそ受けてもキチンと聞いてくれますが何度も繰り返しているうちに、せかされるようになり、さらに内容がまとまらなくなるという悪循環があります。
そんなだらだら話を改善するには、話の最初に結論を話しましょう。
なぜ結論から話すとわかりやすく簡潔になるのか
受け手が話を想像できるためわかりやすくなる
結論から聞くとわかりやすくなるのは、まず受け手が話の流れを想像できることが挙げられます。
たとえ話が全然仕事とは関係ありませんが、
あまり時間がないときに友達から電話がかかってきて、
「昨日テレビ見てたら急に電話かかってきてー、地元の同級生なんだけどー、あっ、その人結構イケメンで」
とだらだら話されても内容は全然わからないですよね。
でもこれが、
「合コンあるんだけど、来週の金曜日空いてる？実は昨日テレビ見てたら急に電話かかってきて―――」
と最初に結論が入ることで、合コンの誘いなのかとわかります。後から続く話も合コンがセッティングされる過程なのだろうと想像できます。
いつまで続くかわからない話を聞き続けるのは、かなりのストレスを感じます。
話し手が話の要点をまとめることができるため簡潔になる
結論を最初に話すということは話の全体を理解していないとできません。つまり結論から話せるという時点で話の道筋が見えているということになります。
道筋が見えていれば、話すべきことと話す必要がないことの取捨選択ができるため、話が逸れて脱線することもありません。
話が行ったり来たりしているとなんだか頼りないですよね。
要点を押さえることで話が前後しにくくなるので言い直したりすることが減り、話に説得力がでます。
結論から話すときに意識すること
- まずは話したいことの全体を理解していること。
自分で理解できていないことを人へ伝えることはできません。 - 話の要点を整理すること。
全体の流れの中で重要となるポイントはどの部分になるのか、不要な情報はなにかを整理します。 - 目的を明確に持つこと
話の目的が、報告なのか相談なのかを意識して話を組み立てることで、より分かりやすく話すことができます。
まとめ
わかりやすく簡潔に話すコツは結論から話して、後から理由を説明することです。
結論を先に言うことで、受け手も何の話をされているのかわかりますので、展開が想像しやすくなります。
結論を最初に言うためにはあらかじめ話の全貌を理解し、要点を整理しておく必要があります。
行き会ったりばったりでうまく話せる人もいると思いますが、いきなり理路整然と話すのは難しいです。
慣れないうちは重要なポイントを紙に箇条書きし、メモを見ながら補足していくと大事なポイントを話し忘れることもなくなり、内容も分かりやすく簡潔に話すことができます。
話が分かりにくい、話が長いと言われる人は話す内容がまとまっていないことが多いです。
話をまとめて結論から話すだけで見違えるようになります。心当たりのある方はぜひ試してみてください。